ProEdu Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä:

ProEdu Oy

Ullanmäentie 12 C 74

02750 Espoo

Y-tunnus 1611248-8

 

Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

Kimmo Puirava

puh. 040 540 5725

 

Rekisterin nimi

ProEdun asiakasrekisteri ja LupaKannan tietosuojaliite

 

Rekisterin pitämisen peruste

Asiakassuhde

 

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteritietoja voidaan käyttää ProEdu Oy:n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin. Rekisteritietoja voidaan käyttää ProEdun ja asiakkaan väliseen markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi) ja sen kohdentamiseen lainsäädännön sallimissa rajoissa. Markkinointi voi koskea myös ProEdun kumppaneiden tuotteita tai palveluita. Asiakkaalla on oikeus rajoittaa tai kokonaan kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.

 LupaKannan asiakastietoja ei käytetä mihinkään edellä mainittuhin asioihin

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri voi sisältää ProEdun asiakkaista seuraavia tietoja:

Asiakkaan perustiedot, kuten nimi, syntymäaika(ei henkilötunnusta), työnantaja, työosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Asiakashistoria, kuten osallistumiset Proedun tapahtumiin, asiakkaan yhteydenotot, tarjous-, tilaus- ja sopimustiedot

  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Laskutustapatieto, laskutusyhteystiedot ja muut laskutukseen liittyvät tiedot

Asiakkaan itsensä antamat tai muutoin asiakkaan suostumuksella kerätyt lisätiedot, esimerkiksi asiakaskyselypalautteet.

Rekisterin sisältämistä tiedoista koostetut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta relevantit asiakasta koskevat tiedot

 

Rekisteritietojen tietolähde

Henkilötietoja kerätään rekisteröitymisen yhteydessä, palveluita käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä tai rekisteröidyn suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä). Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää julkisista lähteistä, Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämästä kieltorekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä.

 

Tietojen luovutus

ProEdu voi luovuttaa rekisteritietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa.

 

Asiakasrekisterin luottamuksellisuus

Koko ProEdun henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

 

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on henkilörekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

ProEdu Oy

Ullanmäentie 12 C 74

02750 Espoo

Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee ProEdun asiakasrekisterin rekisteritietoja.

LupaKannan tietosuojaliite

 

Tietosuojaliite

Tämä Tietosuojaliite on ProEdu Oy:n LupaKanta sovelluksen (yritys- ja yhteisötunnus: 1611248-8, kotipaikka Espoo, Suomi) ja asiakkaan välillä.

  1. Tietosuojaliitteen sisältö
    1. Osapuolet ovat solmineet Sopimuksen, jonka perusteella ProEdu Oy tarjoaa palvelua (jatkossa sovellus) asiakkaalle. Siltä osin, kun asiakas laittaa sovellukseen henkilötietoja ja ProEdu käsittelee näitä henkilötietoja, asiakas toimii rekisterinpitäjänä ja ProEdu on käsittelijä.
    2. Tämä tietosuojaliite määrittää ProEdun ja asiakkaan puolesta suorittaman henkilötietojen käsittelyn ehdot osapuolten välistä sopimusta koskien ja on olennainen ja erottamaton osa sopimusta.
  2. Määritelmät

Ellei tässä Tietosuojaliitteessä ole toisin todettu, tässä Tietosuojaliitteessä käytetyillä käsitteillä, kuten "Rekisterinpitäjä", "Käsittelijä", "Rekisteröity", "Henkilötietojen tietoturvaloukkaus" on sama merkityssisältö kuin Tietosuojasääntelyn vastaavilla käsitteillä.

 

    1. "Tietosuojasääntely" tarkoittaa kaikkia sovellettavia henkilötietojen suojaa koskevia säännöksiä, mukaan lukien Tietosuoja-asetus ja lait, joilla on saatettu voimaan direktiivi 2002/58/EY ja niihin tehdyt muutokset ja täydennykset.
    2. "Tietosuoja-asetus" tarkoittaa Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679.
    3. "Henkilötieto" tarkoittaa kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyviä tietoja, joita ProEdu käsittelee Sopimuksen nojalla tai muutoin ja joiden osalta asiakas on rekisterinpitäjä.
  1. Henkilötietojen käsittelyn kuvaus
    1. ProEdu käsittelee henkilötietoja palveluiden toteuttamiseksi asiakkaalle. Henkilötietojen käsittely tässä tilanteessa viittaa säilyttämiseen ja ylläpitoon LupaKanta sovelluksessa.
    2. Henkilöt, joiden henkilötietoja käsitellään sovelluksen toteuttamiseksi, ovat asiakkaan määrittämiä, asiakkaan hoitohenkilökuntaa asiakkaan työntekijät, jotka käyttävät sovellusta.
    3. Asiakkaan harkintansa mukaan määrittelemät henkilötiedot sisältävät seuraavia henkilötietoryhmiä:
  • Perustiedot, kuten etunimi ja sukunimi, syntymäaika ja sähköpostiosoite
    1. Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin sovellusta tarjotaan sopimuksen nojalla ja sen jälkeen sovellettavan lainsäädännön ja osapuolten sopimusvelvollisuuksien ja -oikeuksin edellyttämän ajan.
  1. Asiakkaan velvollisuudet
    1. Asiakas sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietosuojasääntelyn ja tämän tietosuojaliitteen mukaisesti.
    1. Asiakas vastaa itsenäisesti siitä, että sillä on lainmukainen peruste henkilötietojen käsittelemiseen sopimuksen mukaisesti. Asiakas vakuuttaa ja vahvistaa, että Henkilötiedot on kerätty lainmukaisen perusteen nojalla ja, että Asiakkaalla on oikeus antaa ProEdulle pääsy henkilötietoihin tämän sopimuksen toteuttamiseksi.
  1. ProEdu yleiset velvollisuudet
    1. ProEdu sitoutuu käsittelemään henkilötietoja tietosuojasääntelyn, tämän tietosuojaliitteen ja asiakkaan kirjallisten ohjeiden mukaisesti. Osapuolet sopivat, että asiakkaan rekisterinpitäjän roolissa antamat kirjalliset ohjeet on kokonaisuudessaan annettu tässä tietosuojaliitteessä. Kaikki muutokset ja lisäykset on sovittava kirjallisesti osapuolten välillä.
    2. ProEdu sitoutuu, asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä, antamaan asiakkaalle sellaiset saatavilla olevat tiedot tai luomaan sellaiset tiedot, joita asiakas voi kohtuudella vaatia ja jotka eivät ole asiakkaan saatavilla, vastatakseen rekisteröidyn, valvovan viranomaisen tai muun toimivaltaisen viranomaisen pyyntöön.
    3. ProEdu sitoutuu ilmoittamaan asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä sille tehdyistä rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koskevat rekisteröityjen tietosuojasääntelyn mukaisia oikeuksia.
    1. ProEdu sitoutuu ylläpitämään selosteita käsittelytoimista varmistaakseen tietosuojasääntelyn noudattamisen osaltansa ja asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä luovuttamaan selosteet asiakkaan saataville siltä osin, kun ne ovat tarpeen ProEdun tietosuojasääntelyn ja tämän tietosuojaliitteen velvollisuuksien noudattamisen osoittamiseksi.
    1. ProEdu sitoutuu varmistamaan, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
  1. Tietoturva
    1. ProEdun tulee toteuttaa ja ylläpitää asianmukaisia teknisiä toimenpiteitä asianmukaisen tietoturvallisuustason varmistamiseksi ja henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja tietojen häviämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.
  2. Henkilötietojen tietoturvaloukkaus

 

    1. ProEdun on ilmoitettava asiakkaalle henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä tultuaan tietoiseksi siitä ja ryhdyttävä kohtuullisiin toimenpiteisiin vahinkojen lieventämiseksi. Ilmoitukseen on sisällytettävä seuraavat tiedot:
  • kuvaus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, sisältäen mahdollisuuksien mukaan tiedot niistä Rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötiedoista, joita henkilötietojen tietoturvaloukkaus on koskenut;
  • ProEdun yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot;
  • kuvaus henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; ja
  • kuvaus toimenpiteistä, joihin on ryhdytty tai ehdotettu ryhdyttävän henkilötietojen tietoturvaloukkauksen johdosta ja sen lieventämiseksi.
    1. Jos edellä mainittujen tietojen antaminen ei ole mahdollista samanaikaisesti, tiedot voidaan antaa osissa.
    2. ProEdun tulee toimia yhteistyössä asiakkaan kanssa ja avustettava asiakasta, sen kirjallisesta pyynnöstä, henkilötietojen tietoturvaloukkauksen ilmoittamisessa valvovalle viranomaiselle tietosuojasääntelyn edellyttämällä tavalla.
    3. ProEdu on dokumentoitava henkilötietojen tietoturvaloukkaukset ja luovutettava dokumentaatio Asiakkaalle sen kirjallisesta pyynnöstä.
  1. Henkilötietojen siirrot
    1. Henkilötietojen käsittely tapahtuu Euroopan talousalueella.
    2. Selvyyden vuoksi todetaan, että ProEdu ei siirrä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asiakkaan etukäteen antamaa kirjallista hyväksyntää.
  2. Voimassaolo ja päättyminen
    1. Tämä tietosuojaliite tulee voimaan, kun sopimus tulee voimaan ja on voimassa niin kauan, kunnes sopimus päättyy.
    2. Sopimuksen päättyessä tai asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä ProEdun on tuhottava tai palautettava asiakkaalle tai asiakkaan kirjallisesti nimeämälle kolmannelle osapuolelle käsitellyt henkilötiedot, ellei sovellettavasta lainsäädännöstä muuta johdu tai elleivät osapuolet toisin sovi.
    3. Selvyyden vuoksi todetaan, että ProEdun on oikeus käyttää anonymisoituja tietoja (pois lukien henkilötiedot) sovelluksen kehittämiseen, analysointiin ja parantamiseen sekä luoda uusia palveluita sopimuksen päättymisen jälkeen. Nämä anonymisoidut tiedot ovat tietosuojasääntelyn soveltamisalan ulkopuolella.